Sähköposti ja Office 365 yritykselle – Kattava opas Microsoft 365 -sähköpostiin
Harkitsetko Office 365 / Microsoft 365 -sähköpostia yrityksellesi? Moni yritys aloittaa sähköpostin ilmaisilla palveluilla ja huomaa myöhemmin, että ratkaisu ei enää riitä: osoitteet eivät ole omalla verkkotunnuksella, kalenterin ja tiimityökalujen hallinta on sekavaa ja tietoturvaan liittyy huolia.
Microsoft 365 (entinen Office 365) tarjoaa yritykselle ammattimaisen sähköpostin (Exchange Online), Outlook-kalenterin, OneDrive-pilvitallennuksen, Teams-videopalaverit ja Office-sovellukset (Word, Excel, PowerPoint) yhdessä paketissa. Tässä oppaassa käymme läpi, miten Microsoft 365 -sähköposti toimii, mitä lisenssivaihtoehtoja on tarjolla ja miten palvelu otetaan käyttöön oman verkkotunnuksen kanssa.
Jos pohdit vielä, valitsetko Microsoft 365:n vai Googlen puolen ratkaisun, lue myös Gmail ja Google Workspace yritykselle -opas. Ennen yrityssähköpostin käyttöönottoa tarvitset lisäksi oman verkkotunnuksen – siihen löytyy erillinen ohje .fi-domainin rekisteröinti, ja kun sähköposti on kunnossa, tiedostojen talteenottoa auttaa artikkeli Tiedostojen tallentaminen pilvipalveluun.
Miksi sähköposti kannattaa siirtää Microsoft 365 / Office 365 -palveluun?
Ammattimainen yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella
Osoite etunimi.sukunimi@yritys.fi näyttää heti ammattimaisemmalta kuin ilmainen @outlook.com- tai @gmail.com-osoite. Microsoft 365 käyttää Exchange Onlinea taustalla, ja sähköpostit kulkevat yrityksesi oman verkkotunnuksen kautta.
Yksi kokonaisuus: Outlook, Teams, OneDrive ja Office
Sähköposti ei ole irrallinen palvelu, vaan osa laajempaa kokonaisuutta: Outlook-sähköposti, kalenteri, Teams-kokoukset, OneDrive-tallennus ja SharePoint-intranet toimivat yhdessä. Kaikki käyttäjät kirjautuvat samoilla tunnuksilla ja tietoja voidaan jakaa hallitusti.
Tietoturva ja hallinta
Microsoft 365 tarjoaa keskitetyn hallintapaneelin: voit pakottaa kaksivaiheisen tunnistautumisen, hallita laitteita, estää kadonneiden puhelinten pääsyn sähköpostiin ja asettaa salasanasäännöt koko organisaatiolle.
Office 365 / Microsoft 365 -paketit lyhyesti
Microsoft 365 hinnoitellaan käyttäjäkohtaisesti (€/käyttäjä/kk). Yleisimmät pk-yrityksille suunnatut paketit ovat esimerkiksi:
- Business Basic: Exchange Online -sähköposti, OneDrive, Teams ja verkkoversiot Office-sovelluksista.
- Business Standard: kaikki Business Basicin ominaisuudet + asennettavat Office-sovellukset (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) tietokoneelle.
- Business Premium / Enterprise: kehittyneempi tietoturva, laitehallinta ja lisää hallintatyökaluja suuremmille organisaatioille.
Ajantasaiset hinnat kannattaa tarkistaa Microsoftin sivuilta, sillä kampanjat ja valuuttakurssit voivat muuttua.
Näin otat Office 365 / Microsoft 365 -sähköpostin käyttöön yritykselle
1. Luo Microsoft 365 -tilaus
- Mene sivulle microsoft.com/microsoft-365/business.
- Valitse yritykselle sopiva paketti (esim. Business Basic / Standard) ja klikkaa “Osta nyt” tai “Kokeile maksutta”.
- Syötä yrityksen perustiedot (nimi, koko, maa, Y-tunnus tarvittaessa).
2. Liitä oma verkkotunnus
Jotta sähköpostiosoitteesi voi olla muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi, sinun täytyy liittää oma verkkotunnus Microsoft 365 -ympäristöön.
- Kirjaudu hallintapaneeliin osoitteessa admin.microsoft.com.
- Mene Asetukset → Verkkotunnukset ja valitse “Lisää verkkotunnus”.
- Syötä verkkotunnus (esim. yritys.fi).
- Microsoft ohjaa sinua lisäämään DNS-tietueita (TXT, MX, CNAME, joskus SRV) verkkotunnuspalvelusi hallintapaneelissa.
Kun TXT-tietue on lisätty ja vahvistettu, Microsoft tietää, että omistat verkkotunnuksen ja sähköposti voidaan myöhemmin ohjata Exchange Onlineen.
3. Luo käyttäjät ja määritä sähköpostiosoitteet
- Mene hallintapaneelissa kohtaan Käyttäjät → Aktiiviset käyttäjät.
- Klikkaa “Lisää käyttäjä” ja syötä nimi, käyttäjätunnus ja salasana.
- Valitse käyttäjälle Microsoft 365 -lisenssi (esim. Business Basic).
- Toista tämä kaikille yrityksen työntekijöille.
- Päivitä verkkotunnuksen MX-tietueet Microsoftin arvoihin (ohjeet näkyvät hallintapaneelissa).
DNS-muutosten jälkeen uudet viestit alkavat saapua Exchange Onlineen ja käyttäjät voivat lukea sähköpostinsa Outlookilla (desktop, selain tai mobiili).
Päivittäinen käyttö: Outlook, kalenteri, OneDrive ja Teams
Outlook sähköpostiin ja kalenteriin
Outlook on Microsoft 365 -sähköpostin peruskäyttöliittymä. Työpöytäsovellus, selainversio (Outlook Web) ja mobiilisovellus käyttävät samaa Exchange Online -postilaatikkoa, joten viestit ja kalenterit pysyvät synkronoituna kaikilla laitteilla.
Kalenterit ja kokoukset
Outlook-kalenterilla voit ajoittaa kokouksia, lähettää kutsuja asiakkaille ja kollegoille ja liittää Teams-kokouslinkin automaattisesti. Kalentereita voidaan jakaa tiimin sisällä, jolloin kokousten sopiminen helpottuu.
OneDrive ja SharePoint tiedostoihin
Sähköpostin liitteet voidaan tallentaa OneDriveen tai SharePointiin, jolloin tiedostoja ei tarvitse lähetellä edestakaisin. Voit jakaa tiedostolinkin viestissä liitteen sijaan, mikä helpottaa versiohallintaa ja vähentää postilaatikon täyttymistä.
Tietoturva ja hallinta Microsoft 365 -ympäristössä
Kaksivaiheinen tunnistautuminen
Ota kaikille käyttäjille käyttöön Multi-Factor Authentication (MFA). Tämä vaatii kirjautuessa salasanan lisäksi esim. tekstiviesti- tai sovelluskoodin ja estää suurimman osan tilikaappauksista.
Käyttäjien elinkaaren hallinta
Kun työntekijä aloittaa, luot hänelle Microsoft 365 -käyttäjän ja sähköpostin muutamassa minuutissa. Kun työntekijä lähtee, voit lukita tilin, siirtää OneDrive-tiedostot toiselle käyttäjälle ja poistaa lisenssit helposti yhdestä paikasta.
Haluatko, että Office 365 -sähköposti otetaan käyttöön puolestasi?
Jos DNS-asetukset, MX-tietueet, lisenssit ja migraatio vanhasta sähköpostipalvelusta tuntuvat hankalilta, IT-Guru hoitaa ne puolestasi. Soita 0600 411 104, niin laitamme yrityksesi sähköpostin ja Microsoft 365 -ympäristön kuntoon.
Yhteenveto: Sähköposti ja Office 365 yritykselle
Ammattimainen sähköposti: yrityssähköposti omalla verkkotunnuksella, Exchange Online -palvelussa.
Yksi kokonaisuus: Outlook, kalenteri, OneDrive, SharePoint ja Teams samassa paketissa.
Helppo hallinta: käyttäjät, lisenssit ja tietoturva keskitetysti hallintapaneelista.
Tarvitsetko apua? IT-Guru auttaa Office 365 -sähköpostin suunnittelussa, käyttöönotossa ja ongelmatilanteissa numerossa 0600 411 104.