Gmail ja Google Workspace yritykselle – Kattava opas sähköpostiin ja pilvipalveluihin
Harkitsetko Gmailia ja Google Workspacea yrityksesi sähköpostiksi? Moni yrittäjä aloittaa ilmaisella @gmail.com-osoitteella ja huomaa myöhemmin, että asiakas ei ota osoitetta ihan yhtä vakavasti kuin omaan verkkotunnukseen päättyvää osoitetta (etunimi.sukunimi@yritys.fi). Samalla sähköposti, kalenteri, tiedostot ja videopalaverit ovat hajallaan eri palveluissa.
Google Workspace (entinen G Suite) kokoaa yrityksen Gmail-sähköpostin, kalenterin, Drive-pilvitallennuksen, Meet-videopalaverit ja muut työkalut yhdeksi kokonaisuudeksi. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä hyötyä Google Workspacesta on yritykselle, miten hinnoittelu toimii ja miten palvelu otetaan käytännössä käyttöön oman verkkotunnuksen kanssa.
Jos vertaat vaihtoehtoja Microsoftin suuntaan, katso myös Sähköposti ja Office 365 yritykselle -artikkeli. Molemmissa tapauksissa tarvitset oman verkkotunnuksen (esim. yritys.fi), jonka rekisteröintiä varten löytyy erillinen opas .fi-domainin rekisteröinti, ja kun sähköposti ja tili ovat kunnossa, tiedostojen varmuuskopiointiin sopii artikkeli Tiedostojen tallentaminen pilvipalveluun.
Miksi Gmail ja Google Workspace kannattaa ottaa käyttöön yritykselle?
Ammattimainen sähköposti omalla verkkotunnuksella
Osoite etunimi.sukunimi@yritys.fi näyttää heti ammattimaisemmalta kuin ilmainen @gmail.com-osoite. Google Workspace käyttää Gmailin käyttöliittymää, mutta viestit lähetetään ja vastaanotetaan yrityksesi omalla verkkotunnuksella.
Yksi paketti: sähköposti, kalenteri, tiedostot ja videopalaverit
Google Workspace tarjoaa samassa paketissa Gmailin, Kalenterin, Driven, Meetin ja Docs/Sheets/Slides-toimistosovellukset. Kaikki toimii samalla käyttäjätunnuksella ja on helppo jakaa tiimin kesken.
Helppo hallinta ja käyttäjät yritysportaalista
Google Admin -hallintapaneelista voit hallita käyttäjiä, salasanoja, lisenssejä, ryhmäosoitteita (esim. myynti@yritys.fi) ja tietoturva-asetuksia keskitetysti.
Tietoturva ja varmuuskopiointi
Google huolehtii palvelinten tietoturvasta ja varmuuskopioinnista. Voit ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen, kirjautumisvaroitukset ja laitehallintatyökalut, jolloin yrityksen tietoturvataso nousee merkittävästi.
Google Workspace – paketit lyhyesti
Google Workspace hinnoitellaan käyttäjäkohtaisesti (€/käyttäjä/kk). Yleisimmät paketit ovat esimerkiksi:
- Business Starter: peruspaketti pienelle yritykselle, sisältää yrityssähköpostin, kalenterin ja Drive-tilan henkilöä kohden.
- Business Standard: enemmän tallennustilaa, kokoustallenteet ja kehittyneemmät kokousominaisuudet.
- Business Plus / Enterprise: suuremmille organisaatioille, enemmän hallintatyökaluja ja tietoturvaominaisuuksia.
Ajantasaiset hinnat kannattaa tarkistaa workspace.google.com-sivustolta, koska kampanjat ja valuuttakurssit voivat muuttua.
Näin otat Google Workspacen käyttöön yritykselle
1. Luo Google Workspace -tilaus
- Mene sivulle workspace.google.com.
- Klikkaa “Aloita” ja syötä yrityksen perustiedot (nimi, koko, maa).
- Valitse sinulle sopiva paketti (esim. Business Starter). Voit yleensä aloittaa kokeilujaksolla.
2. Liitä oma verkkotunnus
Jotta sähköpostiosoitteesi voi olla muotoa etunimi.sukunimi@yritys.fi, tarvitset oman verkkotunnuksen.
- Syötä verkkotunnus (esim. yritys.fi) Google Workspacen rekisteröinnin yhteydessä.
- Jos sinulla ei vielä ole verkkotunnusta, osta se domain-palvelusta (esim. fi-päätteet Fonecta, Zoner, Louhi jne.).
- Google näyttää ohjeet, miten DNS-tietueet (TXT, MX, CNAME) lisätään verkkotunnuspalvelun hallintapaneelissa.
3. Lisää käyttäjät ja päivitä MX-tietueet
- Kirjaudu Google Admin -hallintapaneeliin osoitteessa admin.google.com.
- Luo käyttäjätilejä: etunimi.sukunimi@yritys.fi, info@yritys.fi, myynti@yritys.fi jne.
- Päivitä verkkotunnuksen MX-tietueet Googlen arvoihin, jotta sähköposti ohjautuu Gmailiin (arvot löytyvät Googlen ohjeesta).
- Odota 1–24 tuntia, että DNS-muutokset leviävät. Tämän jälkeen uudet viestit tulevat Gmailiin.
Vinkki: Tee MX-muutokset mieluiten hiljaiseen aikaan (esim. ilta), jotta mahdolliset viiveet eivät haittaa yrityksen toimintaa.
Päivittäinen käyttö: Gmail, Kalenteri, Drive ja Meet
Gmail yrityksen sähköpostiin
Käyttöliittymä on sama kuin tavallisessa Gmailissa, mutta osoitteena on yrityksesi verkkotunnus. Voit luoda suodattimia, allekirjoituksia ja käyttää etikettejä postin järjestelyyn.
Google Kalenteri
Kalenteri integroituu Gmailiin ja Meet-palavereihin. Kutsu asiakkaat ja kollegat suoraan kalenteritapahtumaan, liitä Meet-linkki ja jaa kalentereita tiimin sisällä.
Google Drive ja jaetut levyt
Tallenna yrityksen asiakirjat Driveen ja luo jaettuja levyjä (Shared Drives) tiimille. Näin tiedostot eivät jää yksittäisen työntekijän henkilökohtaisen tilin taakse.
Tietoturva ja hallinta Google Workspacessa
Kaksivaiheinen tunnistautuminen ja kirjautumissuojaus
Ota kaikille käyttäjille käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen (2FA). Tämä estää suurimman osan tilikaappauksista, vaikka salasana vuotaisi.
Käyttäjien hallinta
Kun työntekijä lähtee yrityksestä, voit lukita tilin, ottaa käyttöoikeudet pois ja siirtää Drive-tiedostot toiselle käyttäjälle. Tämä on iso etu verrattuna henkilökohtaisiin ilmaissähköposteihin.
Haluatko, että Google Workspace otetaan käyttöön puolestasi?
Jos DNS-asetukset, MX-tietueet ja migraatio vanhasta sähköpostista kuulostavat hankalilta, IT-Guru hoitaa ne puolestasi. Soita meille 0600 411 104, niin laitamme yrityksesi sähköpostin ja Google Workspacen kuntoon.
Yhteenveto: Gmail ja Google Workspace yritykselle
Ammattimainen sähköposti: Gmail käyttöliittymänä, mutta osoitteet yrityksesi omalla verkkotunnuksella.
Yksi kokonaisuus: sähköposti, kalenteri, tiedostot ja videopalaverit samassa paketissa.
Helppo hallinta: käyttäjät, ryhmät ja tietoturva keskitetysti Admin-paneelista.
Tarvitsetko apua? IT-Guru auttaa Google Workspacen suunnittelussa, käyttöönotossa ja ongelmatilanteissa numerossa 0600 411 104.